Πως να προετοιμαστείτε για να ζητήσετε μια προσφορά για e-shop ή ιστοσελίδα
Όλοι οι ενδιαφερόμενοι επαγγελματίες, οι οποίοι θέλουν να αποκτήσουν μια ιστοσελίδα ή ένα e-shop, θα ξεκινήσουν πάντα την διαδικτυακή τους παρουσία, από την λήψη μιας προσφοράς. Η προσφορά αυτή μπορεί να είναι από είτε κάποιο γνωστό σας, είτε από κάποια εταιρεία που βρήκατε στο διαδίκτυο ή από κάποια εταιρεία που επιλέξατε για οποιονδήποτε λόγο. Σε κάθε περίπτωση, υπάρχουν μερικά ζητήματα στα οποία θα πρέπει να είστε ενημερωμένοι, ούτως ώστε να μπορείτε να ζητήσετε μια προσφορά που να εφαρμόζει στις ανάγκες σας. Γνωρίζοντας από πριν ποιες ανάγκες έχετε και τι πρέπει να ζητήσετε, προλαμβάνετε τις δυσάρεστες εκπλήξεις σε ζητήματα λειτουργικότητας και οικονομικές απαιτήσεις.
1. Καθορίστε το budget σας.
Μια ιστοσελίδα ή ένα ηλεκτρονικό κατάστημα, αποτελούν την ψηφιακή προέκταση της επιχείρησης σας. Αναρωτηθείτε τι ποσό είστε έτοιμοι να ξοδέψετε για να πολλαπλασιάσετε τις δυνατότητες της επιχείρησης σας. Ενδεικτικά, θα πρέπει να υπολογίζετε το κόστος κατασκευής, το κόστος φιλοξενίας, καθώς και τα κόστη παροχής βοήθειας και συντήρησης όπως οι αναβαθμίσεις. Προαιρετικά αποτελούν τα κόστη για διαφήμιση και προώθηση, καθώς και για εξειδικευμένη υποστήριξη όπως οι αλλαγές ή οι νέες λειτουργίες.
2. Ενημερωθείτε, έστω και επιφανειακά, σχετικά με τον κόσμο των ιστοσελίδων και των e-shop.
Όπως ακριβώς είστε ενήμεροι για τα σημαντικά ζητήματα της επιχείρησης σας, με τον ίδιο ακριβώς τρόπο θα πρέπει να είστε ενήμεροι για τα ζητήματα που αφορούν την ψηφιακή σας επιχείρηση, για να μπορείτε να παίρνετε τις σωστές αποφάσεις σε κρίσιμα θέματα. Για παράδειγμα θα πρέπει να γνωρίζετε τουλάχιστον τι σημαίνει ανοιχτό και κλειστό λογισμικό (ώστε να επιλέξετε ανοιχτό), τι είδους φιλοξενία πληρώνετε (περιοχή, ταχύτητα κτλ.), καθώς και ποιες θα είναι οι απαιτούμενες ενέργειες και χρόνος από εσάς στην διαχείριση του website.
3. Κάντε “scouting” σε site ανταγωνιστών.
Εκείνοι οι ανταγωνιστές σας, οι οποίοι είναι κορυφαίοι στον τομέα σας στο διαδίκτυο, προφανώς κάτι κάνουν σωστά. Κάντε μια μικρή έρευνα για να δείτε πως οι ήδη επιτυχημένοι επαγγελματίες του τομέα σας προσεγγίζουν το κοινό τους, και τροφοδοτήστε τις ιδέες σας μέσα από ήδη πετυχημένες πρακτικές. Υπάρχει πάντα χώρος για πρωτοτυπία σύμφωνα με την σκέψη σας και απόλυτη προσαρμογή αναλόγως με τις ανάγκες σας. Ένα κεντρικός κορμός όμως, καθώς και μια συγκεκριμένη πρακτική προσέγγισης του κοινού, θα πρέπει να έχουν αποφασιστεί από νωρίς.
4. Καταγράψτε τις απαιτήσεις σας όσο πιο τεχνικά μπορείτε και πραγματοποιήστε γραπτή υποβολή αίτησης προσφοράς.
Αφού ενημερωθήκατε σχετικά με τον κόσμο του διαδικτύου, μελετήσατε τους ανταγωνιστές σας και εντοπίσατε τις ανάγκες σας, καταγράψτε τις απαιτήσεις σας αναλυτικά. Περιγράψτε τις λειτουργίες που περιμένετε να παραλάβετε λεπτομερώς, από την πλευρά του επισκέπτη, καθώς και από την πλευρά του διαχειριστή. Μην παραλείψετε να συμπεριλάβετε καμία λειτουργία, καθώς ενδεχομένως κάτι που θεωρείτε εύκολο και αυτονόητο, να είναι τελικά αρκετά απαιτητικό. Προωθήστε τις απαιτήσεις σας γραπτώς, ώστε να μπορείτε πάντα να ανατρέξετε για να επιβεβαιώνετε τα μέρη της συμφωνίας.
5. Ενημερώστε τον υπεύθυνο της προσφοράς για τυχόν μελλοντικά σχέδια.
Είναι καλό, εάν έχετε κάποια άμεσα ή μακροπρόθεσμα σχέδια σχετικά με την ιστοσελίδα ή το e-shop σας, να ενημερώσετε τον υπεύθυνο της προσφοράς πριν υποβάλλετε την αίτηση. Για παράδειγμα μπορεί να σχεδιάζετε να κάνετε κάποια προσθήκη νέας λειτουργίας στο άμεσα μέλλον, την οποία για την ώρα αναβάλλετε για οποιοδήποτε εταιρικό ή οικονομικό λόγο. Θα είναι χρήσιμο να ενημερώσετε σχετικά από πριν, διότι ίσως η προσφορά μπορεί να βελτιστοποιηθεί περαιτέρω υπέρ σας, ενώ ενδεχομένως μπορεί να σας γίνει κάποια άλλη πρόταση από τους ειδικούς σχετικά με τον γενικότερο τρόπο προσέγγισης.
6. Ζητήστε έγγραφη προσφορά, με στοιχεία υπευθύνου και αναλυτικές λεπτομέρειες.
Η προσφορά θα πρέπει να είναι έγγραφη και λεπτομερής. Ελέγξτε ότι περιλαμβάνει όλα τα προφορικώς συμφωνηθέντα, καθώς και ότι οι όροι και οι προϋποθέσεις σας καλύπτουν. Επίσης, φροντίστε να αναφέρονται ή να να υπάρχει παραπομπή στους τρόπους πληρωμής, εξόφλησης και λοιπών οικονομικών διαδικαστικών. Τέλος, βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει κάποιος δεσμευτικός όρος για την αποδέσμευση του συμβολαίου σας.
7. Ζητήστε demo, με κανονική παρουσίαση και δικό σας χειρισμό (προσωπικούς κωδικούς).
Αφού ενημερωθείτε και συμφωνήσετε σχετικά με την προσφορά, ζητήστε μια παρουσίαση μερικών ή όλων των λειτουργιών που συμφωνήσατε με την εταιρεία κατασκευής. Προσέξτε ώστε η παρουσίαση να είναι σε live περιβάλλον (σε κάποιο δοκιμαστικό domain), και μην χάσετε χρόνο σε παρουσιάσεις μέσω TeamViewer, Anydesk κτλ., καθώς δεν αποτελούν εγγυημένη παρουσίαση, ενώ είναι και επικίνδυνα. Ζητήστε προσωπικούς κωδικούς για να ζήσετε την εμπειρία του διαχειριστή για λίγες ημέρες/ώρες, για να βεβαιωθείτε ότι το ψηφιακό προϊόν που θα παραλάβετε, είτε είναι ιστοσελίδα είναι είναι e-shop, θα καλύπτει τις επαγγελματικές σας ανάγκες.
